Bisnis Internasional : PROSES PENGURUSAN KAPAL DAN MUATAN
Proses pencarian muatan dilakukan oleh bagian canvassing dimulai dengan melakukan pengamatan mengenai jenis muatan, waktu panenan, nama dan alamat pemilik barang baik impor ataupun ekspor. Kemudian melakukan hubungan tetap dengan pemilik barang tersebut. Disini, kepala divisi canvassing bertugas mencari informasi adanya muatan. Selanjutnya, petugas divisi ini memulai tugas administratif dan menjelaskan prosedur bongkar muat barang yang tercantum dalam kontrak kesepakatan. Urusan selanjutnya kemudian ditangani oleh divisi operasi kapal yang merupakan titik sumbu segala kegiatan operasional perusahaan. Tugas yang harus dilakukan di divisi ini antara lain pengurusan muatan keluar, melaksanakan proses pemuatan yang telah didapatkan oleh divisi canvassing. Selanjutnya, barang secara resmi dari pemilik barang kepada perusahaan pelayaran. Penyerahan tersebut dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu melalui gudang atau langsung di lambung kapal. Setelah rincian muatan diperoleh, maka divisi operasi memberikan daftar muatan kepada bagian terminal (stevedore) untuk memudahkan proses persiapan alat-alat mekanis dan buruh yang diperlukan.
Setelah barang tersebut sampai ke pelabuhan yang dituju, maka agen perusahaan pelayaran yang berada di pelabuhan tertuju tersebut harus sudah menyiapkan dokumen yang berisikan daftar lengkap muatan yang akan dibongkar (manifest), skema susunan barang (stowage plan), dan copy bill of lading. Sementara itu, divisi operasi memberitahukan kepada pihak penerima barang (consignee) mengenai kedatangan muatan tersebut (notice of arrival). Kemudian setelah kapal sandar, muatan dibongkar dan dimasukkan ke dalam gudang, kapal tongkang atau lapangan terbuka. Sementara itu, penerima barang menyelesaikan urusan bea cukai utamanya dalam hal bea masuk dan PPN-Impor. Setelah urusan bea cukai selesai, selanjutnya proses yang dilakukan adalah penyerahan barang antara perusahaan pelayaran dengan penerima barang. Proses penyerahan barang sendiri ada dua macam, yakni bill of lading diberikan langsung oleh penerima barang kepada divisi operasi atau sebagai tukaran. Maksudnya, bagian operasi menyerahkan D/O (delivery order) kepada penerima barang setelah penerima barang melunasi tagihan-tagihan. Jika eenyerahan dilakukan dengan D/O, maka barang-barang dari gudang akan diserahkan kepada penerima barang setelah kasir memberikan cap “lunas” pada form D/O. Setelah barang dikeluarkan, kepala penerima barang diberi surat jalan oleh kepala gudang.
Cara membongkar muatan sendiri menurut aturan terbagi menjadi tiga, yakni pembongkaran biasa melalui dermaga, langsung ke truck atau langsung ke perahu Praw Lossing. Cara-cara tersebut telah diatur sesuai dengan Stowage Plan yang telah disepakati didepan. Pada saat pembongkaran dilakukan, setiap barang harus dicatat dalam daftar perhitungan (tally sheet) untuk dicocokkan dengan daftar yang tertera pada manifest. Jika daftar barang yang ada pada tally sheet sesuai dengan manifest-nya, maka disebut “intact cargo”, sedangkan jika daftar barang dalam manifest tidak sesuai (kurang) dalam tally sheet, maka disebut sebagai “shortlanded cargo” dan jika barang tidak terdapat dalam manifest tetapi tercantum dalam tallly sheet, maka disebut “overloaded cargo”. Jika barang-barang yang dibongkar mengalami kerusakan, baik terjadi di kapal maupun di gudang, maka hal itu disebut “damaged cargo”.
Ketidaksesuaian – ketidaksesuaian diatas dapat disebabkan karena hal-hal sebagai berikut :
• Shortlanded cargo: muatan terlanjur dibongkar di pelabuhan yang disinggahi sebelumnya, muatan tertindih atau tersembunyi dalam kapal, kealpaan dalam penulisan manifest atau tally sheet.
• Overlanded cargo: kealpaan dalam penghitungan manifest atau bill of lading, muatan tidak termasuk dalam manifest dan tidak sengaja terbongkar.
Jika kerusakan barang terjadi selama di kapal atau di gudang, maka pihak pemilik barang berhak menuntut pernyataan tertulis dari perusahaan pelayaran tentang kerusakan tersebut dalam “Claim Constatering Bewijs (CCB)”. CCB selanjutnya dapat dipakai sebagai landasan permintaan ganti rugi kepada perusahaan pelayaran atau perusahaan asuransi jika muatan telah diasuransikan sebelumnya. Sedangkan jika ada kemungkinan shortlanded cargo, maka penerima barang berhak mendapatkan bukti kekurangan (non delivery certificate) dari divisi operasi. Jika barang tidak ditemukan, maka perusahaan pelayaran harus membuatkan CCB yang dapat diajukan kemudian oleh penerima barang dalam jangka waktu antara 5-14 hari setelah ari pembongkaran terakhir.
Persiapan kedatangan maupun keberangkatan kapal sendiri diurus oleh divisi urusan terminal yang memiliki tanggung jawab mengurusi kepentingan kapal, seperti fasilitas yang dibutuhkan dari port (tempat tambat, pilot, kapal tunda, tambahan air minum kapal, bahan bakar dan alat muat bongkar darat), mengurus ijin sandar dan ijin muat bongkar, menyampaikan surat-surat yang dibutuhkan kepada syahbandar, dan pemberitahuan mengenai kedatangan kapal. Divisi ini juga bertanggung jawab mengantarkan pejabat pelabuhan (dokter, pejabat imigrasi, bea-cukai perairan, dan petugas keamanan) ke atas kapal. Urusan kepentingan muatan dalam pelaksanaannya juga dibantu oleh divisi ini, misalnya pengawasan muatan di gudang, pengawasan penimbangan, pengukuran muatan memeriksa dan mencari shortlanded cargo, membantu menyusun stowage plan,dan memberikan laporan mengenai kepentingan kapal dan muatan kepada pimpinan cabang.
Divisi terakhir adalah divisi keuangan, divisi ini bertanggung jawab meyusun anggaran investasi dan sumber pembiayaan, anggaran biaya umum perusahaan dan anggaran baiaya operasional berdasarkan perkiraan disbursement dan earning. Disbursement adalah keseluruhan biaya yang dikeluarkan selama bongkar muat, embarkasi/debarkasi, keperluan bungker yang terdiri dari uang tunai untuk nahkoda, bungkerperlengkapan kapal, air dan pelumas serta biaya pelabuhan. Sedangkan earning adalaah semua penghasilan yang diterima dari uang tambang, uang penumpang dan komisi keagenan.
Sumber :
MS. Amir. (1992). Pengetahuan Bisnis Ekspor Impor. Jakarta: PT.Pustaka Binaman
